Una de las cosas que más cuesta explicar de Odoo es que una venta puede estar cerrada y, al mismo tiempo, recién estar empezando. Para quien la negoció, el cliente ya dio el sí. Para quien tiene que cumplir lo acordado, ese sí es el punto de partida. Y para quien lleva las cuentas, todavía queda por ver cuándo se factura y cuándo se cobra.
Son tres mundos de una misma operación. Para entender cómo se conectan en Odoo, sirve mirar qué pasa en cada uno.
El mundo de la negociación es donde la empresa y el cliente se ponen de acuerdo. El precio es una parte. También se conversa sobre el alcance, los plazos, qué está incluido y qué requiere una aprobación adicional. La cotización recoge todo eso y, cuando el cliente la acepta, queda como referencia para quienes van a hacer el trabajo y para quienes lo van a facturar.
El mundo de la ejecución cuenta qué pasó en la práctica. Puede tomar la forma de una entrega de mercadería, de horas dedicadas a un proyecto o de una intervención registrada en Field Service. Son formas distintas de dejar constancia de lo que la empresa hizo para cumplir con lo acordado. Una hora trabajada puede estar incluida en un precio fijo, consumir parte de una bolsa ya pagada o sumarse a lo que se va a facturar. El registro de esa hora cuenta qué se hizo. El acuerdo con el cliente define cómo se cobra.
El mundo de la contabilidad y las finanzas toma el acuerdo comercial y, cuando corresponde, lo que se ejecutó. Con eso se define qué facturar, cuándo hacerlo y qué queda por cobrar. A veces la ejecución habilita la factura. Otras veces, como cuando se acuerda un anticipo, la factura y el cobro pueden llegar antes de que empiece el trabajo.
El punto de venta es donde mejor se ve cómo se juntan esos mundos. En el mostrador, el cliente acepta el precio, se lleva el producto y paga casi en el mismo momento. Quien atiende lo vive como una sola operación. En Odoo, esa operación deja su rastro en el pedido, en el movimiento de stock cuando corresponde, en el pago y en el comprobante. Si más adelante hay una devolución, se puede volver a esa venta y ver qué se vendió, qué salió y cómo se pagó.
En Primate nos pasa seguido que, al revisar por qué sigue habiendo stock, alguien nos dice «pero eso ya se facturó». Es fácil dar por hecho que la mercadería salió porque en el día a día las dos cosas suelen ir juntas. En Odoo, cada una deja su propio registro. La factura te dice qué se facturó. La entrega te dice qué salió del depósito. Si la factura está emitida y la entrega sigue pendiente, ahí tenés explicado por qué el stock sigue ahí. Y si la mercadería efectivamente salió, ya sabés qué falta registrar.